Blog

Keep up to date with the latest news

Nhân viên Văn phòng làm công việc gì? Công việc này yêu cầu những kỹ năng như thế nào?

Nhân viên văn phòng là một chức danh khá phổ biến ở các công ty và còn được gọi với cái tên nghe rất thân thương là “bảo mẫu” của công ty. Thông thường, nghe đến công việc này, nhiều người đã nghĩ đây là một công việc an nhàn và đơn giản. Công việc sẽ sử dụng đến máy tính và  liên quan nhiều đến giấy tờ, hồ sơ, văn bản, ghi chép… Thế nhưng hiện nay, công việc nhân viên văn phòng cũng có nhiều áp lực và tùy vào mô hình tổ chức của từng công ty khác nhau sẽ có nhiều nhóm công việc khác nhau cho nhân viên văn phòng. Chúng ta có thể tìm hiểu thêm chi tiết để hiểu rõ thêm về công việc phổ biến nhất hiện nay nhé!

Tìm hiểu công việc của Nhân viên Văn phòng

Công việc chung của nhân viên Văn phòng

Ở mỗi công ty, tổ chức hay cơ quan nhà nước đều có chức danh nhân viên Văn phòng, và đây là một bộ phận đặc biệt quan trọng không thể thiếu. Nhân viên Văn phòng được hiểu theo tiếng Anh là những “Office Staff” và chịu trách nhiệm cho rất nhiều công việc quan trọng liên quan đến hành chính văn phòng để duy trì hoạt động của mỗi công ty. 

Khối lượng công việc của một nhân viên văn phòng có khi cũng khá bận rộn và phải làm rất nhiều công việc cùng một lúc. Khái niệm công việc văn phòng khá rộng nhưng đây là một bộ phận cốt lõi ở mỗi công ty và sẽ được chia ra nhiều bộ phận cụ thể riêng biệt. Họ sẽ chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề về hành chính nhân sự, lễ tân, chăm sóc cho mọi hoạt động của toàn thể nhân viên hay cả những việc liên quan đến pháp lý. Mỗi nhóm nhân viên văn phòng sẽ có những kỹ năng cần thiết riêng để hoàn thành tốt công việc của mình.

Các công việc cụ thể của từng nhóm Nhân viên văn phòng

Nhóm Lễ tân

Công việc chung của mỗi Lễ tân là trả lời mọi cuộc gọi đến công ty, đón tiếp khách và đôi khi sẽ hỗ trợ cho những buổi hội họp, hội thảo. Công việc của các Lễ tân văn phòng cũng khá đơn giản nhưng đây là bộ mặt của công ty nên thông thường sẽ ưu tiên cho những bạn có ngoại hình và có khả năng giao tiếp tốt. Làm công việc đón tiếp khách hàng trước khi khách gặp các phòng ban khác nên đối với những công ty thường xuyên đón tiếp khách nước ngoài thì điều bắt buộc cho nhân viên Lễ tân là phải giao tiếp lưu loát tiếng Anh.

Công việc Lễ tân văn phòng

Nhóm Văn thư hành chính và lưu trữ

Công việc của nhóm nhân viên làm công tác văn thư sẽ liên quan chủ yếu đến hồ sơ, văn bản, giấy tờ. Họ sẽ chịu trách nhiệm cho công văn đến và đi, những tài liệu phải phân bổ đến từng bộ phận nào và cả những hoạt động liên quan đến in ấn, photo… Đặc biệt họ cũng sẽ phải lưu giữ những những hợp đồng và tài liệu liên quan đến mọi hoạt động của toàn hệ thống công ty.

Ngoài ra nhóm nhân viên văn phòng này cũng sẽ chịu trách nhiệm chấm công cho nhân viên, theo dõi những chế độ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho toàn thể công ty. Lên kế hoạch cho mọi công việc hàng ngày và những hoạt động định kỳ như khám sức khỏe hoặc du lịch hàng năm cho toàn công ty.

Nhóm Quản lý cơ sở, hạ tầng

Công việc của nhóm nhân viên văn phòng này sẽ là quản lý mọi tài sản, trang thiết bị và máy móc của toàn công ty. Theo dõi những vấn đề liên quan đến hư hỏng hay thiếu hụt để kịp thời sửa chữa và đặt mua khi cần thiết để không làm ảnh hưởng đến hoạt động thường ngày.

Họ cũng sẽ quản lý tất cả văn phòng phẩm và đồ dùng sinh hoạt cho mọi nhân viên. Lên kế hoạch mua sắm hàng tháng tiết kiệm và đầy đủ cho mọi toàn thể nhân viên.

Nhóm hỗ trợ các dự án cho công ty

Ngoài những công việc phổ biến kể trên của nhân viên Văn phòng thì sẽ có một nhóm nhân viên sẽ tham gia hỗ trợ cho những dự án lớn của công ty. Công tác hỗ trợ sẽ tùy thuộc vào từng dự án riêng biệt, các công việc cần thiết như giấy tờ pháp lý, tuyển thêm nhân sự cho dự án hoặc tham gia vào công tác hậu cần như chuẩn bị tài liệu, in ấn…hỗ trợ cho toàn bộ công việc của dự án diễn ra suôn sẻ

Những kỹ năng cần thiết của một nhân viên văn phòng

Thành thạo nghiệp vụ văn phòng

Công việc của nhân viên văn phòng gắn liền với máy tính và văn bản nên kỹ năng cần thiết nhất dĩ nhiên là phải biết cách sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng như Word, Excel…Thông thường đầu vào các công ty cũng sẽ yêu cầu những bằng cấp liên quan hoặc có bài test cho các ứng viên. Tuy nhiên cũng tùy thuộc vào mỗi nhóm công việc văn phòng khác nhau thì những yêu cầu cũng sẽ khác. Nhân viên văn phòng cũng phải luôn học hỏi và rèn luyện thêm những kỹ năng thật tốt để có thể thăng tiến nhanh hơn trong công việc.

Kỹ năng sử dụng máy tính thành thạo

Kỹ năng giao tiếp và thấu hiểu

Công việc của nhân viên Văn phòng cần sử dụng kỹ năng giao tiếp khá nhiều, đối với các nhân viên lễ tân cho đến những nhân viên hoạt động ở các nhóm văn phòng khác đều cần thiết. Việc giao tiếp, lắng nghe và thấu hiểu là điều vô cùng cần thiết ở mọi ngành nghề, đặc biệt là nhân viên Văn phòng là người phải tiếp xúc hầu như với toàn thể nhân viên trong công ty nên lại cần phải trau dồi và rèn luyện hàng ngày. 

Các kỹ năng nghiệp vụ liên quan

Những kỹ năng riêng của từng nhóm nhân viên văn phòng như kỹ năng sử dụng tiếng Anh để giao tiếp hoặc kỹ năng tỉ mỉ và cẩn thận trong việc sắp xếp hồ sơ văn bản… Ngoài ra những công việc không tên dành cho nhân viên văn phòng khá nhiều nên họ luôn phải biết cách linh hoạt và nhạy bén để xử lý nhanh những vấn đề phát sinh.

Những khó khăn và giải pháp đối với công việc Nhân viên Văn phòng

Chịu áp lực cao trong công việc

Công việc nhân viên Văn phòng không hề nhẹ nhàng như mọi người vẫn nghĩ mà phải chịu những áp lực rất lớn. Đôi khi, họ phải chấp nhận làm việc thêm giờ để hoàn thành hết khối lượng công việc được giao trong ngày. Có khi họ phải giải quyết rất nhiều vấn đề phát sinh về nhân viên, về giấy tờ hoặc những vấn đề liên quan đến tài sản của công ty. Những công việc khác có thể ra ngoài gặp gỡ khách hàng đối tác, nhưng nhân viên văn phòng là công việc luôn phải ở văn phòng nên đôi khi rất dễ stress. 

Để tránh áp lực cao, bạn hãy quản lý và sắp xếp thời gian hợp lý cho toàn bộ công việc của mình. Những việc quan trọng làm trước, những việc có thể chia sẻ với đồng nghiệp thì đừng tự ôm đồm.

Quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành tốt công việc

Chịu ảnh hưởng liên quan đến sức khỏe

Một ngày làm việc kéo dàng đến 8 tiếng ngồi liên tục bên màn hình máy tính sẽ dễ gây ra những vấn đề ảnh hưởng sức khỏe. Các căn bệnh về mắt, hoặc những bệnh liên quan đến tim mạch, xương khớp cũng khó tránh khỏi. Chưa kể đến văn phòng thường ngột ngạt, thiếu oxy nên rất dễ làm con người mệt mỏi. 

Tuy nhiên bạn vẫn có thể để vài cây xanh ở bàn làm việc vừa để không gian tươi mát mà cũng tạo hứng khởi thêm cho công việc. Khi ngồi máy tính liên tục 2,3 tiếng thì hãy rời chỗ ngồi để đi lại một chút nhé, sẽ giúp bạn thư giãn và tạo thêm năng lượng cho công việc của mình.

Các cấp bậc và cơ hội thăng tiến của nhân viên Văn phòng

Mỗi công việc đều có khả năng được thăng tiến nếu bạn hoàn thành tốt công việc hiện tại của mình và công việc của nhân viên Văn phòng cũng sẽ có một lộ trình thăng tiến rõ rệt. Mỗi cấp bậc sẽ có những mức lương phù hợp với công việc và kỹ năng mà bạn có được.

Cơ hội thăng tiến cho người có chuyên môn cao

Chức danh nhân viên

Công việc của nhân viên thông thường như các nhân viên lễ tân, nhân viên hành chính là cấp bậc đầu tiên của mọi nhân viên Văn phòng. Công việc này dành cho các bạn sinh viên mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc các bạn đã làm những công việc khác chưa có nhiều kỹ năng trong công việc văn phòng.

Chức danh thư ký, trợ lý 

Công việc của những nhân viên thư ký, trợ lý cho trưởng phòng, giám đốc hoặc cho các cấp bậc cao hơn như giám đốc điều hành. Họ sẽ giữ nhiệm vụ giúp cho sếp quản lý thời gian, công việc hàng ngày, sắp xếp và soạn thảo hợp đồng, văn bản. Công việc này yêu cầu có nhiều kỹ năng hơn nhân viên văn phòng thông thường. Bạn cần phải có khả năng phân tích, phán đoán và có khi phải ra những quyết định cần thiết trong công việc.

Chức danh trưởng phòng/ giám đốc

Đây là công việc cấp bậc cao nhất đối với nhân viên văn phòng, đòi hỏi có những kỹ năng chuyên môn cao và cần cả khả năng quản lý. Để có thể thăng tiến đến vị trí cao nhất, đòi hỏi họ phải có kinh nghiệm nhiều năm trong ngành, có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực và phải có cả tố chất của một nhà quản trị. Khi đạt đến vị trí này thì dĩ nhiên mức lương sẽ vô cùng cao với nhiều đãi ngộ tốt nhất.

Công việc của nhân viên Văn phòng tuy vất vả nhưng cũng có nhiều thú vị nếu như bạn thực sự yêu thích. Mỗi công việc đều có những đặc thù riêng biệt, bạn hãy luôn luôn rèn luyện cho mình những kỹ năng tốt nhất để có nhiều cơ hội thăng tiến trong tương lai nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Contact Me on Zalo